PNS Wajib Punya Email Dinas, Setiap Hari Wajib Kirim Data

ADMINISTRASI : Lurah Sawojajar  JA Bayu Wijaya mengamati  server IT layanan administrasi kependudukan agar tak ngadat.

LAYANAN administrasi kependudukan kelurahan di Kota Malang kini berbasis internet. Tuntutannya, para PNS kelurahan merevolusi diri, wajib hukumnya melek IT. Di Sawojajar contohnya, semua PNS kelurahan wajib saling berkirim email tentang kegiatan kelurahan sepanjang hari. Setiap PNS harus memiliki dua alamat email.
Di sebuah ruangan  komputer kantor kelurahan,  Lurah Sawojajar, JA Bayu Wijaya memelototi layar komputer. Ia tengah berselancar di internet, bersama Kasi Pelayanan Umum, Endah Koesoemaningtyas dan petugas registrasi kelurahan Sawojajar, Mufida Eni Toifatun. Mereka tidak sedang up date status atau berbalas komentar di medsos.
Tiga abdi negara itu sedang bekerja mengandalkan jaringan internet. Bayu, sapaan akrab Lurah Sawojajar memelototi input data penduduk yang sedang membuat KTP dan Kartu Keluarga (KK). Sedangkan Endah dan Mufida sesekali check informasi seputar kelurahan melalui email.
“Jumlah PNS di kelurahan Sawojajar sebanyak sembilan orang, termasuk lurah dan sekretaris lurah. Semua PNS ini  punya email dengan account yang sama, yakni di www.malangkota.go.id,” terang Bayu.
Tak hanya satu email. Setiap dari PNS kelurahan Sawojajar kata Bayu,  harus memiliki dua email. Satu email merupakan email pribadi dan  satu lagi email dinas. “Jadi kalau pindah tugas, maka email dinas tetap bisa digunakan pejabat pengganti. Tak ganti-ganti lagi,” sambung lurah berusia 41 tahun ini.
Tradisi baru serba internet itu dimulai sejak Januari 2014. Awalnya Bayu mengajak para stafnya belajar bersama. Saling tukar pengetahuan tentang IT dilakukan dengan cara murah meriah.
“Salah seorang kepala seksi disini sangat paham tentang internet. Nah ilmu yang dimiliki itu ditularkan kepada teman-teman. Cara belajarnya metode proses, ya sambil berjalan,” katanya.
Selain itu menitipkan staf kelurahan belajar menjadi teknisi komputer melalui  program BLK Singosari yang sedang mengajarkan warga di Sawojajar.
Kini para staf kelurahan yang didominasi perumahan itu bekerja lebih cepat dengan basis internet. Mereka  juga bekerja lebih efisien.  “Sekarang setiap hasil rapat di kelurahan harus dikirim ke email lurah atau sekretaris lurah. Informasi situasi dan kondisi kelurahan pun  dikirimi lewat email.  Undangan  kegiatan juga melalui email,” terangnya. “Ya lebih cepat dan lebih mudah. Kan sekarang bisa lihat email melalui HP,” sambung mantan kepala seksi kerjasama Satpol PP Kota Malang ini.
Akrab dengan IT, kelurahan Sawojajar tercatat sebagai kelurahan yang paling awal memberlakukan pelayanan administrasi kependudukan secara online. Jika sembilan kelurahan lain baru memulai 3 November lalu, Kelurahan Sawojajar sudah memberlakukan sejak Oktober.
Jenis layanan administrasi kependudukan yang dilayani secara online yakni KTP, Kartu Keluarga (KK), akte kelahiran dan akte kematian. Saat ini, petugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil memang ditempatkan di kelurahan Sawojajar sebagai operator layanan administrasi kependudukan tersebut.
Namun petugas kelurahan selalu mendampingi. Mereka siap turun tangan ikut  input data  untuk pengurusan administrasi. “Rencananya tahun 2015 ditangani petugas kelurahan. Dan kami sudah siap untuk operatornya,” kata Bayu.
Mantan Kepala Seksi Bina Potensi Masyarakat, Satpol PP Kota Malang itu dan stafnya sudah mengetahui cara kerja layanan online untuk administrasi kependudukan. Ia lantas membeber alurnya. Yakni warga cukup datang ke kantor kelurahan lalu menyerahkan data diri atau data kependudukan. Data kependudukan langsung input ke server Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Setelah itu langsung diproses. Dua atau tiga hari kemudian, petugas kelurahan menjemput KTP atau KK yang sudah dicetak di kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
Tak sekadar harus tahu alur dan mengoperasionalkan sistem layanan publik berbasis online, tapi petugas kelurahan Sawojajar juga melek alat kerja pendukung. Seperti satu unit PC, software admin kependudukan dan dua jaringan internet pendukung layanan tersebut juga diketahui secara detail. Untuk diketahui, di Kelurahan Sawojajar terdapat dua jaringan internet speedy fiber optick 5 mega byte dan speedy 3 mega byte.
Kelurahan Sawojajar memang memilih melek IT. Sebab wilayah kelurahan tersebut berada di wilayah perumahan. Gaya hidup masyarakatnya pun sudah sangat mengandalkan internet.
Apalagi di kelurahan yang memiliki penduduk sebanyak 24.300 jiwa itu terbilang dinamis. Setiap harinya, terdapat lima sampai 10 warga yang mengurus surat mutasi keluar masuk penduduk.
Kasi Pelayanan Umum, Endah Koesoemaningtyas dan petugas registrasi kelurahan Sawojajar, Mufida Eni Toifatun memastikan mereka sudah siap bekerja dengan berbasis internet. Alasannya lebih cepat dan lebih efsien. “Kami sudah biasa, karena sudah mempelajari,” kata Endah dan Mufida. (vandri van battu/ary)