Sistem Kearsipasn Kota Malang Dapat Nilai C


MALANG - Penilaian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Kota Malang sistem kearsipannya mendapat nilai C. Artinya, pengarsipan di Kota Malang tidak terlalu baik. Nilai ini lebih baik dari pada Kabupaten Malang yang mendapat nilai B yang masuk dalam kategori baik.
Wali Kota Malang, Sutiaji mengakui, kearsipan yang dilakukan Pemerintah Kota Malang selama ini kurang baik. “Saya pernah mencari arsip surat cuti haji saya, padahal baru tahun 2014 tapi tidak ketemu,” ungkap Sutiaji dalam acara Bimtek Penyelamatan Arsip Vital Perangkat Daerah di Hotel Savana, beberapa waktu lalu.
Ia menilai, kearsipan di Sekretariat DPRD Kota Malang pun juga perlu ditingkatkan. DPRD berada di posisi penting dalam struktur pemerintahan. Segala macam bentuk ketentuan tertulis harus diarsipkan. Pasalnya kearsipan sangat penting karena dapat dijadikan dasar hukum ketika ada suatu permasalahan.
“Segala macam bentuk tulisan penting, mulai dari sekecil memo, notulensi harus benar-benar diarsipkan,” ucap Sutiaji.
Dihadapan seluruh perangkat kecamatan dan kelurahan di Kota Malang yang berjumlah 95 orang, Sutiaji juga mengimbau pengarsipan harus lebih ditingkatkan. Ia memberikan contoh suatu kasus yang pernah terjadi di suatu kelurahan soal buruknya pengarsipan surat kematian.
“Bahkan pengarsipan surat kematian itu penting. Dulu pernah terjadi kasus pemalsuan surat ahli waris yang bernilai miliaran rupiah, itu sangat berbahaya menimbulkan masalah besar,” ucap Sutiaji.
Plt. Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang, Abdul Malik mengatakan, arsip adalah jati diri manajemen lembaga organisasi perangkat daerah (OPD). Ia mengajak seluruh OPD di Malang untuk memulai langkah pengarsipan yang baik, terutama arsip vital.
Dalam undang-undang pengarsipan nomor 43 tahun 2009, Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
“Selama ini yang memiliki kearsipan bagus masih Dinas Perkerjaan Umum dan Penataraan Ruang (DPUPR) kota Malang,” ucap Abdul Malik.
Dari banyak OPD, hanya 10 OPD yang rutin melakukan pengarsipan dengan baik. Ditingkat kelurahan, dari 57 kelurahan yang ada 5 diantaranya dapat dijadikan contoh dalam pengarsipan yaitu, kelurahan Ciptomulyo, Tulusrejo, Wonokoyo, Tanjung, dan Kebonsari.
Dinas Perpustakaan Umum dan Kearsipan Daerah Kota Malang sendiri juga akan terus berbenah diri. Pihaknya selama ini melakukan pengarsipan di DPUPR. Rencananya tahun depan akan diusulkan untuk membangun gedung khusus pengarsipan. Hal itu akan dilakukan agar pengarsiapan di Kota Malang semakin baik lagi. (mg2/aim)

Berita Terkait

Berita Lainnya :