Etika Wajib Menggunakan Email untuk Bekerja


SERING mendapat respon yang lama saat mengirim email? Simak di sini satu cara agar email Anda direspon dengan cepat. Seiring dengan perkembangan teknologi, komunikasi antarsesama kolega untuk keperluan pekerjaan umumnya dilakukan melalui email.
Jika kamu termasuk pekerja yang menggunakan email saat bekerja, pastikan untuk selalu memperhatikan etika dalam mengirimkan email kerja. Apa saja etika tersebut? Berikut adalah tujuh etika yang penting dipatuhi saat menggunakan email untuk bekerja.
1. Gunakan Alamat Email Profesional
Biasanya kantor membuatkan layanan email perusahaan untuk pegawainya. Kalau perusahaan membuatkan email semacam ini kamu bisa memakainya untuk berkomunikasi dengan kolega, khusus keperluan pekerjaan. Namun jika perusahaan tidak menyediakan alamat email perusahaan, kamu bisa menggunakan alamat email milik sendiri.
Menurut konsultan karier sekaligus penulis buku The Essentials of Business Etiquette Barbara Pachter, penting diingat agar pengguna memilih alamat email yang profesional. Misalnya username dengan nama jelas, bukan nama panggilan.
2. Masukkan Signature di Email
Jika kamu sudah memiliki alamat email khusus untuk pekerjaan, pastikan untuk mencantumkan signature atau keterangan diri di email yang dikirim. Kamu bisa mengaturnya dengan menuliskan nama lengkap, nama perusahaan, jabatan di kantor, alamat kantor, dan nomor telepon.
3. Mengirim Email ke Alamat Benar
Patcher mengatakan, pengirim email harus berhati-hati saat memasukkan alamat penerima. Jangan sampai salah mengeja alamat email atau malah mengirimkannya kepada alamat email lain karena hal tersebut cukup memalukan.
4. Masukkan Alamat Email Belakangan
Jika kamu hendak mengirim email yang di dalamnya terlampir sebuah file dokumen, pastikan untuk mengisi alamat email belakangan. Pastikan kalau kamu sudah menuliskan semua pesan dan mengunggah file yang hendak dikirim. Dengan begitu, tidak akan ada risiko kamu mengirimkan email yang kurang lengkap dan harus mengirimkannya kembali.
5. Jangan Sapa dengan Nama Sapaan
Ingat, email yang dikirim ke kolega kerja bersifat profesional. Untuk itu, pastikan untuk tidak menyapa penerima email dengan nama panggilan. Misalnya kamu hendak mengirim email ke orang dengan nama Barbara, tapi karena merasa sudah kenal kamu malah memanggilnya "Barb". Padahal, belum tentu yang dipanggil merasa nyaman dengan nama panggilan tersebut.
6. Tulis Perihal di Subjek Email
Saat hendak mengirimkan email ke kolega kerja, jangan lupa untuk menulis perihal yang diperbincangkan di subjek email.
7. Pikir Sebelum Reply To All
Email dibekali dengan fitur jawab ke semua alamat email alias reply to all. Fitur ini memungkinkan penerima email untuk menjawab email dan mengirimkannya ke semua alamat yang disertakan oleh pengirim pertama.
Namun, kamu perlu memikirkan dua kali apakah benar-benar akan mengirimkannya ke semua alamat atau sebenarnya hanya ingin membahas sesuatu dengan satu orang saja. (lpn/mar)

Berita Terkait

Berita Lainnya :